INDKALDELSE TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 2023

Bestyrelsen indkalder hermed til ekstraordinær generalforsamling som vil finde sted:

Dato: 5. december 2023

Sted: Golfvej 210, 9900 Frederikshavn – Bistroen.

Tidspunkt: 19:00

I henhold til vores vedtægter skal indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sket med mindst 8 dages varsel.

For at have et overblik over hvor mange der deltager i den ekstraordinære generalforsamling, er der som tidligere år obligatorisk tilmelding via Golfbox via dette link Tilmeld dig her

Bemærk sidste tilmelding er søndag d. 3. december 2023

Begrundelsen for indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling er bestyrelsens forslag til ændringer af Frederikshavn Golf Klubs vedtægter:

Forslag 1 – § 3, vedrørende kontingenter mat

Forslag 2 – § 5 dagsorden for den ordinære generalforsamling

Forslag 3 – § 13 klubbens opløsning

Bestyrelsen finder det nødvendigt især på grund af momskompensationsordningen, at få ændret vedtægterne hurtigst muligt. Som nævnt er der udarbejdet begrundelse for de enkelte ændringer af vedtægterne, som kan ses nedenfor.

På bestyrelsens vegne

Ove Christensen

Formand

Dagsordenen for den kommende ekstraordinære generalforsamling vil være som følger.

DAGSORDEN IFØLGE VEDTÆGTERNE:

Valg af dirigent.

Forslag fra Bestyrelsen vedrørende ændring af vedtægterne § 3.

Begrundelse ny kontingentgruppe.

Bestyrelsen ønsker at indføre en ny kontingentgruppe, der kommer til at hedde Ungseniorer II 26 – 35 år. Denne aldersgruppe er lavt repræsenteret i Frederikshavn Golf Klub, idet mange unge i den alder forlader klubben eller stifter familie, er under uddannelse mv, og på den måde ikke har mulighed for at spille golf på fuldtid. Der er i øjeblikket 41 medlemmer i den kontingentgruppe.

Det er FGK’s forventning, at det også vil tiltrække medlemmer, der er flyttet fra byen, men som stadig gerne vil have et aktivt medlemskab af en golfklub. Det er FGK’s forventning, at denne kontingentgruppe på sigt bliver fuldtidsmedlemmer i Frederikshavn Golfklub, og således vil vokse med årene.

Det er FGK¨s bestyrelsens overbevisning , at denne kontingentgruppe vil kunne sænke gennemsnitsalderen i klubben, og dermed vil FGK blive mindre følsom for en evt. højere naturlige afgang.

Indførelsen af den nye kontingentgruppe Ungseniorer II betyder, at kontingentgruppe Ungseniorer I ændres til 19-25 år, således gruppen følger aldersgruppen, som er berettiget for tilskud efter Frederikshavnerordningen.

Begrundelse for ændring af tidspunktet for kontingentforhøjelser.

Bestyrelsen ønsker en ændring af bestyrelsens muligheder for at kunne budgettere på et mere kvalificeret grundlag, således der kan reageres hurtigere på eventuelle prisstigninger/hændelser, som forårsaget af f.eks. Corona, krig mv, samt at antallet af kontingentbetalende medlemmer er kendt i forbindelse med budgetlægning.

Dette kan gøres ved at den kontingentændring, som bestyrelsen foreslår, er gældende for det regnskabsår, hvor generalforsamlingen bliver afholdt.

Begrundelse for administrationsgebyrer

For at gøre kontingentbetalingen administrativt nemmere og hurtigere, har bestyrelsen i 2023 indført et administrationsgebyr på 100 kr. for medlemmer, der ikke betaler via betalingsservice.

Begrundelse for opstramning af kontingent restancer.

Endelig ønsker bestyrelsen en opstramning af reglerne vedrørende kontingentrestancerne. Derudover har bestyrelsen vedtaget en regnskabsinstruks, som beskriver hvordan kontingentrestancer skal håndteres med hensyn til rykkerprocedure, betaling herunder rykkergebyr, spærring i Golfboks mv.

Gældende vedtægter § 3.

Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen efter bestyrelsens indstilling og omfatter følgende medlemskategorier:

For 2020 betales ikke indskud.

De af medlemmerne betalte indskud kan ikke forlanges tilbagebetalt ved ophør af medlemskab.

Kontingentrestance udover 3 måneder medfører eksklusion, medmindre bestyrelsen finder rimeligt grundlag til at dispensere herfra.

Genoptagelse af medlemskab kan først ske, når hele restancen er betalt.

Medlemskab er bindende for et år og udmeldelse kan kun ske skriftligt senest til den 31. december.

Kontingentåret løber fra 1/1 til 31/12. Seneste rettidige indbetaling er 1. februar.

Kontingentrestance fra samme dato medfører tab af spille- og stemmeret.

Ved indmeldelse i løbet af klubåret fastsætter bestyrelsen kontingentbeløbets størrelse.

Bestyrelsen bemyndiges således også til at kunne indføre begrænset medlemskab, herunder også at ændre bestemmelserne for passive medlemmer, således at disse kan spille imod betaling af greenfee. Dette skal ske i overensstemmelse med de regler, der gælder indenfor Dansk golf Union.

Bestyrelsen foreslår med ovennævnte begrundelser følgende ændringer af vedtægterne § 3.

Kontingentet for regnskabsåret fastsættes af generalforsamlingen efter bestyrelsens indstilling og omfatter følgende medlemskategorier:

Juniorer t.o.m. 9 år
Juniorer 10 – 18 år
Ungseniorer I 19 – 25
Ungseniorer II 26 – 35 år
Seniorer A
Seniorer B
Seniorer C
Long Distance
Passive (u. stemmeret)

Der betales ikke indskud.

De af medlemmerne betalte indskud kan ikke forlanges tilbagebetalt ved ophør af medlemskab.

Kontingent året løber fra 1/1 til 31/12.

Medlemskab er bindende for et år og udmeldelse kan kun ske skriftligt senest til den 31. december.

Det enkelte års kontingent består at 2 betalinger.

Kontingent opkræves ved årets start og seneste rettidige indbetaling er 1. februar. Kontingentets størrelse svarer til det foregående års samlede kontingent for den medlemskategori, som medlemmet tilhører i det nye år.

Årets anden kontingentbetaling svarer til den ændring det bliver vedtaget på årets generalforsamling i marts måned, og opkrævning udsendes i juli måned og sidste rettidige indbetaling er 1. august.

For medlemmer der ikke er tilmeldt betalingsservice pålægges et administrationsgebyr på 100 kr., for manuel opkrævning.

Kontingentrestance udover 45 dage medfører tab af spille- og stemmeret, med mindre særlige forhold er gældende. Genoptagelse af medlemskab kan først ske, når hele restancen er betalt.

Ved indmeldelse i løbet af klubåret fastsætter bestyrelsen kontingentbeløbets størrelse.

Bestyrelsen bemyndiges således også til at kunne indføre begrænset medlemskab, herunder også at ændre bestemmelserne for passive medlemmer, således disse kan spille imod betaling af greenfee. Dette skal ske i overensstemmelse med de regler, der gælder indenfor Dansk golf Union.

Forslag fra Bestyrelsen vedrørende ændring af vedtægterne § 5.

Begrundelse for forslaget

På generalforsamlingen i marts 2023, blev det efter anbefaling fra BDO vedtaget, at revisor skulle gennemføre en udvidet gennemgang af regnskabet, da denne revisionsform er mindre arbejdskrævende. BDO har tillige anbefalet, at der ikke vælges revisorsuppleant, da klubbens revisionsfirma ikke er en enkel praktiserende virksomhed, men består af flere revisorer.

Gældende vedtægter § 5.

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er følgende:

Valg af dirigent

Bestyrelsens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år.

Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.

Forelæggelse af budget og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud.

Forslag fra bestyrelsen

Forslag fra medlemmer

Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.

Valg af revisor og revisorsuppleant.

Eventuelt.

Beretningen udsendes i sin fulde ordlyd efter generalforsamlingen.

Forslag fra medlemmerne skal, for at kunne behandles på en ordinær generalforsamling, være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest 1 måned før afholdelse af generalforsamlingen. Forslag fra medlemmerne og fra bestyrelsen skal omtales i indkaldelsen til generalforsamlingen.

Forslag til ændring af vedtægterne § 5.

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er følgende:

Valg af dirigent

Bestyrelsens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år.

Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.

Forelæggelse af budget og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud.

Forslag fra bestyrelsen

Forslag fra medlemmer

Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.

Valg af revisor til udvidet gennemgang af regnskab.

Eventuelt.

Beretningen udsendes i sin fulde ordlyd efter generalforsamlingen.

Forslag fra medlemmerne skal, for at kunne behandles på en ordinær generalforsamling, være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest 1 måned før afholdelse af generalforsamlingen. Forslag fra medlemmerne og fra bestyrelsen skal omtales i indkaldelsen til generalforsamlingen.

Forslag fra bestyrelsen vedrørende ændringer af vedtægterne § 13.

I forbindelse med fornyelse af godkendelse af Frederikshavn Golf Klub som gaveberettiget forening har klubben modtaget et afslag på godkendelse. FGK er uforstående overfor dette afslag, idet vores godkendelse fra 2019 – 2022 har været med de samme vedtægter som er indsendt i 2023 og vi kan konstatere, at der ikke er sket en ændring af bekendtgørelse nr. 1656 af 19. december 2018.

FGK vil anke sagen om godkendelse, men vil i samme forbindelse ændre vedtægterne, således FGK’s regler nøjagtig svarer til ordlyden ifølge bekendtgørelsen.

Nuværende vedtægter § 13.

I tilfælde af klubbens opløsning, vedtaget i henhold til § 12, træffer generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen, herunder afviklingen af klubbens formueforhold.

Eventuelt overskud ved afviklingen tilfalder Frederikshavn Kommune.

Bestyrelsens forslag til ændring § 13.

I tilfælde af klubbens opløsning, vedtaget i henhold til § 12, træffer generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen, herunder afviklingen af klubbens formueforhold.

Eventuelt overskud ved opløsning tilfalder en anden forening med et almenvelgørende eller almennyttigt formål hjemhørende i Frederikshavn Kommune, og det overlades til Frederikshavn Kommune, at fordele efter dette formål.

Med venlig hilsen

Ove Christensen

Formand

Frederikshavn Golf Klub